KCRM · KOONSULTANCY CRM FOR SAP B1

In ontwikkeling

KCRM.
Een licht CRM voor verkopers, gebouwd op SAP Business One.

KCRM (Koonsultancy CRM for SAP B1) is een licht CRM voor verkopers op SAP Business One: klantkaart 360, Mijn dag, een pijplijnbord, leads, offertes en orders, een kleine forecast en een mailknop, in één webapp die ook op de telefoon werkt. SAP B1 is de enige waarheid: alles wat je ziet komt uit B1, alles wat je doet gaat naar B1, via de Service Layer. Geen eigen klantdatabase, geen import, geen synchronisatie. In ontwikkeling: de functies zijn gebouwd, de pilot bij een eerste verkoopteam is de volgende stap.

Hou me op de hoogte Wat het doet

My day in KCRM: open activities today, overdue and the coming days with a tick per activity, the number of open opportunities and the weighted forecast, and the pipeline per stage — Mijn dag: wat vandaag open staat, wat achterloopt, wat eraan komt, en de pijplijn per fase. Beelden uit de ontwikkelversie tegen een nagebouwde SAP met voorbeeldgegevens; de app is er in het Engels en Nederlands.

01 / HET PROBLEEM

Wat verkopers op SAP Business One misten.

SAP Business One heeft alles wat een CRM nodig heeft: leads, verkoopkansen met fasen, activiteiten, offertes en orders. Maar het zit verspreid over vensters die voor de administratie zijn ontworpen. Wie wil weten hoe het met een klant staat, opent er vijf. Wie zijn opvolging wil zien, bouwt een query. En wie onderweg is, heeft niets.

Dus komt er een echt CRM naast B1, met een koppeling die twee systemen synchroon moet houden. Dubbele klanten, een verkoper die in het CRM werkt en een binnendienst die in B1 werkt, en een offerte die in geen van beide klopt. De grote CRM-pakketten zijn gebouwd voor verkooporganisaties met honderd mensen, en zo geprijsd.

KCRM is de werkplek die B1 miste, zonder tweede systeem. Eén klantkaart, één dag, één bord, en elke klik is een gewone B1-activiteit, -kans of -offerte. Het verkoopteam werkt in KCRM, de binnendienst in B1, en allebei zien ze hetzelfde.

02 / WAT KCRM DOET

De kern van een CRM. Niet meer.

Eén scherm per taak, de B1-objecten als gegevens, en wat waarschijnlijk verandert een instelling in Beheer in plaats van maatwerk. Dit zit in versie 1.

Klantkaart 360Zakenpartner, adressen, contactpersonen, de tijdlijn van gepland en gedaan, open kansen, offertes en orders met hun regels, openstaande posten en achterstallig. Eén scherm, met knoppen voor bellen, mailen, nieuwe activiteit, nieuwe kans en nieuwe offerte.
Mijn dagVandaag, achterstallig en de komende dagen, met kengetallen bovenaan en de pijplijn ernaast. Afvinken plant in dezelfde stap de opvolging: morgen, over drie dagen, volgende week, of een datum.
ActiviteitenGesprek, afspraak, taak, notitie en e-mail, met klant, contactpersoon, kans, datum, tijd, prioriteit en notities. Opgeslagen als gewone B1-activiteit, met je verkopercode, zichtbaar in de B1-client.
PijplijnbordEen kolom per B1-fase met aantal en bedrag. Een kaart slepen is een fasewijziging in B1; onderaan verschijnen Gewonnen en Verloren. Elke kaart toont bedrag, verwachte sluiting en hoeveel dagen een kans stil ligt.
Leads en omzettenEen lead aanmaken met contactpersoon en adres (zakenpartner van het type Lead), en met één klik omzetten naar klant, zoals B1 het doet. Klanten en leads zonder verkoper ziet iedereen, zodat ze opgepakt worden.
Offerte en orderEen offerte vanuit een kans of de klantkaart: artikel zoeken, aantal, de prijs en korting uit B1, gekoppeld op de kansregel. Een order uit een offerte in één klik; B1 kopieert de regels en sluit de offerte. Geen prijsbeleid buiten B1 om.
ForecastGewogen pijplijn per verkoper, per fase en per verwachte sluitmaand; gewonnen en verloren per maand en per reden over twaalf maanden. Tabellen met een balk in de cel, geen rapportbouwer.
MailknopZet een conceptmail klaar in je eigen mailprogramma met ontvanger, onderwerp en een sjabloon; daarna de vraag "mail gestuurd?" en de mail staat als activiteit in B1.
Opvolgregels en beheerTwee regels die eens per dag taken in B1 maken: een kans die N dagen stil ligt, een offerte die N dagen open staat. Eerst een voorbeeld, dan aanzetten. Verder in Beheer: gebruikers en rollen, de koppeling gebruiker–verkoper, sjablonen, de wachtrij en het logboek.

The customer card in KCRM: name, address, phone, e-mail, sales person, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline with planned and done activities — **Klantkaart 360**Alles van één klant op één scherm; de tabbladen voor contactpersonen, adressen, kansen, offertes en orders, en openstaande posten.

The pipeline board in KCRM: five columns for the stages Lead, Qualified, Quotation, Negotiation and Order, each with cards showing the opportunity, the customer, the amount and the expected closing date — **Pijplijnbord**Een kolom per B1-fase; slepen is een fasewijziging in B1.

The forecast in KCRM: open pipeline, weighted forecast, won in twelve months and win rate, a table per sales person, the pipeline per stage and the expected closing per month with bars — **Forecast**Per verkoper, per fase en per maand, voor de salesmanager.

Administration, follow-up rules in KCRM: the two rules, the daily run, buttons Preview and Run now, and the table of tasks that would be created with customer, sales person and days — **Opvolgregels**Een voorbeeld van de taken die de regels vandaag zouden maken, vóór je ze aanzet.

03 / ONDERWEG

Dezelfde app op de telefoon, zonder app store.

Eén webapp, ook als appKCRM is een PWA: je zet hem op het beginscherm van je telefoon en hij opent schermvullend, met een tabbalk onderaan. Geen aparte app, geen app store, dezelfde versie als op de pc.
Bellen en mailen vanaf de kaartTelefoonnummers bellen, e-mailadressen openen je mailapp, een adres opent de kaart-app. Na het gesprek in drie tikken een activiteit met de opvolging.
De pijplijn in je zakHet bord scrolt zijwaarts, één fase in beeld; een kans verplaats je in het kansvenster. Mijn dag toont wat er vandaag open staat, waar je ook bent.
Niets op het toestelAlleen de app zelf wordt bewaard, nooit klantdata. Zonder bereik zie je een melding; wat je daarna doet, gaat gewoon weer naar B1.

My day in KCRM on a phone: four key figures and the list of today's activities, with a tab bar for My day, Customers & leads, Pipeline and More — **Mijn dag**Kengetallen en de activiteiten van vandaag.

The customer card in KCRM on a phone: contact details, buttons for call, e-mail, new activity, new opportunity and new quotation, four key figures and the timeline — **Klantkaart**Bellen, mailen en een activiteit vanaf de kaart.

New activity in KCRM on a phone: type as buttons, title, customer or lead, contact, opportunity, date, priority, start and end — **Nieuwe activiteit**Soort, titel, klant, contactpersoon, kans, datum; opgeslagen in B1.

E-mail in KCRM on a phone: recipient, cc, subject and the text from the template, with the button Open in mail program — **E-mail**Een conceptmail uit het sjabloon, geopend in je eigen mailapp.

The pipeline in KCRM on a phone: the columns Lead and Qualified with opportunity cards, scrolling sideways — **Pijplijn**Eén fase in beeld, zijwaarts scrollen.

Customers & leads in KCRM on a phone: search field, filter All, Customers, Leads, the sales person filter and the list with name, city and phone — **Klanten en leads**Zoeken op naam, code, telefoon of contactpersoon.

04 / SAP IS DE ENIGE WAARHEID

Geen tweede database. Nergens.

Dit is het verschil met elk CRM met een SAP-koppeling, en de reden dat KCRM klein kan blijven.

Alles uit B1, alles naar B1Klanten, leads, contactpersonen, activiteiten, verkoopkansen, fasen, verkopers, offertes en orders zijn de objecten van B1 zelf, gelezen en geschreven via de Service Layer. Wat je in KCRM doet, staat meteen in de B1-client en de Web Client.
Niets veranderd in SAPGeen maatwerkvelden, geen eigen tabellen, geen SQL op de SAP-database, geen add-on in de B1-client. Eén technische SAP-gebruiker voor de koppeling.
Eén aanroep per documentEen activiteit, kans, lead, offerte of order is één schrijfactie naar B1. Mislukt die, dan blijft de opdracht in een wachtrij met de foutmelding van SAP en een knop Opnieuw, zichtbaar op Mijn dag en in Beheer. Niets wordt dubbel geboekt.
Zuinig op de Service LayerNooit per rij een aanroep: lijsten in bundels, één scherm is hooguit een handvol aanroepen, en een test per scherm bewaakt dat aantal. Ook met een paar duizend klanten blijft het vlot.
Wat KCRM zelf bewaartGebruikers, rollen, de koppeling met de B1-verkoper, instellingen, voorkeuren, het logboek en de wachtrij. Dat is alles. Je eigen SQL Server Express, geïnstalleerd door het installatieprogramma.

Administration, SAP connection in KCRM: the state of the connection, the Service Layer address, company database, SAP user, password and certificate fingerprint, with the buttons Fetch certificate, Test and Save — Beheer → SAP-koppeling: het adres van de Service Layer, de bedrijfsdatabase, de technische gebruiker en het certificaat, met een knop Testen vóór je opslaat.

05 / BEWUST KLEIN

Wat we hebben weggelaten, en waarom.

Een CRM wordt groot door alles wat iemand ooit heeft gevraagd. KCRM blijft bij de kern, zodat een verkoper het in een middag kent en een beheerder het in een uur installeert.

Eén scherm per taak

Klantkaart, Mijn dag, pijplijn, forecast, Beheer. Geen dashboards die je zelf moet bouwen, geen rapportbouwer, geen werkstromen om te ontwerpen.

Geen maatwerkvelden

Wat in B1 staat, staat in KCRM. Wil je een veld erbij, dan zet je het in B1, waar iedereen het ziet. Zo blijft de klantkaart voor elk bedrijf dezelfde en de handleiding kort.

Drie vaste rollen

Verkoper, salesmanager, beheerder. Het bereik zit in de code en wordt getest; niemand hoeft een rechtenmatrix te bouwen, want die gaat altijd fout.

Instellingen, geen code

Wat waarschijnlijk verandert, is een instelling met uitleg en standaardwaarde: de stille-kansgrens, de opvolgregels, het mailsjabloon, de geldigheid van een offerte, het land van een nieuwe lead.

Waarschuwen, niet blokkeren

Verliezen zonder reden, een offerte zonder kans, een lead zonder verkoper: KCRM zegt het, en laat de verkoper beslissen. B1 bewaakt de regels die ertoe doen.

Veilig vanaf de eerste versie

Tweestapsverificatie met een authenticator-app of passkey, verplicht voor beheerder en salesmanager; wachtwoorden gehasht; verzoeken begrensd; een logboek van inzage en schrijfacties; HTTPS uit de wizard. Vóór de eerste klant een pentest door een derde.

06 / WAT JE NODIG HEBT

Past het bij jouw bedrijf?

Nodig

SAP Business One 10.0 op SQL Server of SAP HANA, met de Service Layer aan, en één SAP-gebruiker voor KCRM. De verkoopmodule van B1 zoals hij is: verkopers, verkoopfasen en zakenpartners.
Een Windows-server of pc die aan blijft, in je netwerk. Het installatieprogramma brengt zijn eigen gratis SQL Server Express mee en regelt de service, het certificaat en de beheerder via een wizard. Geen partner nodig.
Een browser op pc en telefoon voor elke verkoper; KCRM is een webapp die je op het beginscherm zet. Geen app store.
Per gebruiker een verkoper in B1. Welke SAP-licenties je verkopers nodig hebben, stem je af met je B1-partner: SAP licentieert per named user, ook bij indirecte toegang via een add-on.

Niet

Geen marketingautomatisering, campagnes, nieuwsbrieven, webformulieren, chat of AI-scores. Geen eigen pijplijnen naast die van SAP, geen prijsbeleid buiten B1, geen documentbeheer buiten de bijlagen van B1.
Geen import en geen synchronisatie: KCRM heeft geen klantdatabase om iets in te laden. Je klanten staan in B1, en daar blijven ze.
Geen mail vanuit KCRM zelf: de mailknop gebruikt je eigen mailprogramma. Een koppeling met Microsoft 365 is een optie per klant voor later. Geen hosting door Koonsultancy: het draait bij jou.

Scannen in het magazijn, een buitendienst plannen of personeelszaken? Dat zijn KScan, KFSM en KHRM; KCRM gebruikt dezelfde zakenpartners en verkopers in B1.

07 / STATUS

Waar het staat.

Gebouwd en getest tegen een nagebouwde SAP: de klantkaart, Mijn dag, activiteiten met opvolging, de mailknop, het pijplijnbord met winnen en verliezen, leads en omzetten, offertes en orders, de forecast, de opvolgregels, Beheer, tweestapsverificatie en passkeys, de PWA, het installatieprogramma met wizard en SQL Server Express, de licentie en de handleidingen voor verkoper, beheerder en tester.

De volgende stap is de test op een echte SAP Business One 10.0 (FP 2608) en een pilot bij een eerste verkoopteam. Daarna versie 1.0, met een prijs: zoals bij KScan één bedrag per gebruiker per maand, alle functies inbegrepen, zelf installeren, geen implementatiekosten.

We zoeken een bedrijf op SAP Business One met twee tot tien verkopers dat die pilot wil zijn: korte lijnen, en invloed op wat er eerst komt.

08 / VRAGEN

Vragen over KCRM en CRM in SAP Business One.

Vervangt KCRM de CRM-module van SAP Business One?

Nee, het gebruikt hem. Leads, verkoopkansen, fasen, activiteiten, offertes en orders zijn de objecten die B1 al heeft; KCRM leest en schrijft ze via de Service Layer. Alles wat een verkoper in KCRM doet, staat meteen in de B1-client en in de Web Client, en andersom. Er is geen tweede database met klanten en geen synchronisatie.

Wat schrijft KCRM naar SAP?

Activiteiten (aanmaken, wijzigen, afvinken, opvolging), verkoopkansen (aanmaken, fase, gewonnen of verloren met reden), leads als zakenpartner van het type Lead en het omzetten naar klant, offertes met regels en de B1-prijs, en orders uit een offerte. Eén aanroep per document, zonder maatwerkvelden of eigen tabellen in je SAP-database. Mislukt een schrijfactie, dan blijft hij in een wachtrij met de foutmelding van SAP en een knop Opnieuw.

Hebben mijn verkopers een SAP-licentie nodig?

KCRM logt in op de Service Layer met één technische SAP-gebruiker; je verkopers loggen in op KCRM, niet op B1. Elke KCRM-gebruiker is gekoppeld aan een verkoper in B1, zodat de verkopercode op elke activiteit en kans klopt. Welke SAP-licenties je verkopers daarnaast nodig hebben, stem je af met je B1-partner: SAP licentieert per named user, ook bij indirecte toegang via een add-on. Achtergrond: onze gids over SAP B1-licenties.

Doet KCRM e-mail?

De knop E-mail zet een conceptmail klaar in je eigen mailprogramma (Outlook, Apple Mail, wat je gebruikt), met ontvanger, cc, onderwerp en tekst uit een sjabloon. Daarna vraagt KCRM of de mail is verstuurd en legt hem vast als e-mailactiviteit in B1. Een koppeling met Microsoft 365 (conceptmail met de offerte-PDF als bijlage, rechtstreeks in Outlook) is een optie per klant voor later.

Wie ziet wat?

Drie vaste rollen. Een verkoper ziet en bewerkt de klanten, leads, kansen en activiteiten met zijn eigen verkopercode, plus de klanten zonder verkoper, zodat hij die kan oppakken. De salesmanager ziet alles van verkoop en de forecast per verkoper. De beheerder richt de techniek in. Het bereik wordt op de server per verzoek afgedwongen; er is geen rechtenmatrix om te bouwen.

Waar staan de gegevens?

In SAP Business One, waar ze al stonden. De eigen database van KCRM bevat alleen gebruikers, instellingen, voorkeuren, het logboek en de wachtrij; nooit klanten, kansen of activiteiten. KCRM draait op een server in je eigen netwerk, zoals KScan. Niets naar een cloud, niets naar Koonsultancy. Op de telefoon wordt alleen de app zelf bewaard, nooit klantdata.

Wanneer kan ik het gebruiken?

Alle functies zijn gebouwd en getest tegen een nagebouwde SAP. De volgende stap is de test op een echte SAP Business One 10.0 (FP 2608) en een pilot bij een eerste verkoopteam. Laat je adres achter en je krijgt één mail zodra er een versie te proberen is.

Wat gaat het kosten?

Dat staat nog niet vast. De aanpak is dezelfde als bij KScan: één prijs per gebruiker per maand, alle functies inbegrepen, zelf installeren, geen implementatiekosten, een proefsleutel om te beginnen. De precieze prijs volgt na de pilot.

09 / INTERESSE

Pilot worden, of eerst kijken.

Laat je adres achter en je krijgt één mail zodra er een versie te proberen is. Wil je eerder praten, of ons vertellen hoe je verkopers nu met SAP Business One werken? Mail naar info@koonsultancy.com; dat helpt bij het bouwen.

KCRM.Een licht CRM voor verkopers, gebouwd op SAP Business One.