KFSM · KOONSULTANCY FIELD SERVICE MANAGEMENT FOR SAP B1

In ontwikkeling

KFSM.
Buitendienst, rechtstreeks uit SAP Business One.

KFSM (Koonsultancy Field Service Management for SAP B1) is een add-on voor de buitendienst van SAP Business One: de servicemeldingen uit B1 op een planbord voor de planner en op een Android-telefoon voor de monteur. Plannen, check-in, checklist, materiaal, handtekening en werkbon: alles komt zonder overtikken terug in B1. In ontwikkeling: de functies zijn gebouwd, de pilot met echte monteurs is de volgende stap.

Hou me op de hoogte Wat het doet

The KFSM planning board: the work queue with SLA colours on the left, a day timeline per technician with planned visits, an absence and a conflict warning — Het planbord: werkvoorraad op SLA, een rij per monteur, afwezigheid en conflicten in beeld. Beelden uit de ontwikkelversie tegen een nagebouwde SAP; de app is er in het Nederlands en Engels.

01 / HET PROBLEEM

Wat de buitendienst op SAP Business One miste.

Een klein servicebedrijf op SAP Business One heeft zijn servicemeldingen keurig in het systeem staan, met contracten en apparaten erbij. Maar de planning van de buitendienst gebeurt in een spreadsheet of op een whiteboard, de monteur krijgt zijn klussen per telefoontje of appje, schrijft op een bon wat hij gedaan heeft, en iemand op kantoor tikt dat 's avonds over. Wat de klant tekende, zit in een map in de bus.

De grote FSM-pakketten lossen dat op, maar zetten een eigen systeem naast B1, met een eigen planning, eigen klanten en een koppeling die onderhoud vraagt. De prijs per monteur en de implementatie van maanden passen niet bij een bedrijf met vier of vijf bussen.

KFSM is het kleine alternatief: de servicemelding van B1 blijft de servicemelding, het planbord opent in de B1-client, en de monteur werkt zijn dag af op zijn telefoon. Alles wat hij doet staat meteen op de melding in B1.

02 / WAT KFSM DOET

Plannen op kantoor, uitvoeren op de weg.

Eén webapp voor de planner in de B1-client en voor de monteur op Android. Dit is wat er al gebouwd is.

Werkvoorraad en planbordOngeplande meldingen op SLA-kleur. Sleep een melding naar een monteur en het bezoek staat op de bezoekregel in B1. Overlap, buiten werktijd, afwezigheid en een ontbrekende vaardigheid zie je meteen. Vastzetten, weekoverzicht per monteur, en vanaf de melding in B1 met één knop naar het bord en terug.
KaartMonteurs, geplande bezoeken en open meldingen op Google Maps, met de dagroute per monteur en de reistijd tussen bezoeken.
Beste momentPer melding de drie beste momenten, met de reden erbij: reistijd, responstijd, vaste monteur, bezetting. Accepteren is inplannen.
Dag optimaliserenDe autoplanner verdeelt een dag over de monteurs met zo min mogelijk reistijd en SLA-overschrijdingen, met echte reistijden. Vastgezette en gestarte bezoeken blijven staan. Het resultaat is een voorstel: er verandert niets in B1 tot de planner akkoord geeft.
De monteur-appMijn dag met de bezoeken op volgorde, navigeren en bellen met één tik, en één hoofdknop voor de volgende stap: vertrek, aangekomen (check-in met GPS), start, afronden. Klant, adres, apparaat en historie bij de hand.
ChecklistsSjablonen met ja/nee, getal met grenswaarden, tekst, keuzelijst en foto. Een koppelregel bepaalt bij welke meldingen een checklist hoort. Een afwijking vraagt om een opmerking en maakt een vervolgmelding aan; verplichte checklists blokkeren het afronden.
Foto's, materiaal, urenFoto's gaan als bijlage op de melding. Materiaal kiest de monteur uit zijn eigen busmagazijn, een gewoon magazijn in B1. Gewerkte tijd, reistijd en de uitgevoerde werkzaamheden staan op het bezoek.
Handtekening en werkbonDe klant tekent op het scherm. De werkbon wordt een PDF, gemaild naar de klant en als bijlage op de melding in B1 gezet, met de checklist erop.
Instellingen in plaats van codeTeksten, voorwaarden, parameters en checklists beheer je in een adminportaal. Elke wijziging krijgt een versie en is terug te draaien. Geen release nodig voor een andere naam of een andere regel.

A selected service call with its details and three suggested slots, each with technician, travel time and reason — **Beste moment**De melding, de details, en drie voorstellen met de reden erbij.

A day optimisation proposal: five new visits previewed on the timeline, with travel time before and after — **Dag optimaliseren**Het voorstel op de tijdlijn, met de kengetallen ervoor en erna. Pas na Accepteren gaat het naar B1.

The week view: per technician and day the number of visits and the load as a percentage — **Week**Bezetting per monteur per dag; een klik opent de dag.

The admin portal with a checklist template: name, link rule and questions with type, limits and deviation — **Checklists beheren**Een sjabloon met koppelregel en vragen, in het adminportaal.

03 / OP DE WEG

De dag van de monteur, op één telefoon.

Eén hoofdknopDe app weet welke stap de volgende is. Vertrek, aangekomen, start, afronden: grote knoppen, één kolom, ook met handschoenen.
Eerst de checklist, dan afrondenEen verplichte checklist moet compleet zijn voor de monteur kan afronden. Een getal buiten de grenzen kleurt rood en vraagt om een toelichting.
Niets kwijtElke stap is een opdracht met een eigen nummer. Valt het bereik weg, dan wacht de stap op de telefoon en gaat hij daarna alsnog door, zonder dubbel te boeken.
Klaar is klaarHandtekening en naam, werkbon als PDF naar de klant, en de melding in B1 is bijgewerkt: check-in, check-out, gewerkte tijd, ondertekenaar, bijlagen. Niemand hoeft 's avonds nog iets over te tikken.

My day in the KFSM app: the days of the week as buttons and today's visits with time, address and status — **Mijn dag**De bezoeken van vandaag en de komende dagen, met status.

A visit in the KFSM app: customer, address, equipment, navigate and call buttons, the main button Depart, and the checklist panel — **Het bezoek**Klant, adres, apparaat, navigeren, bellen, en de volgende stap.

A checklist in the KFSM app: yes/no question, a pressure reading with limits, a choice, a photo and remarks — **Checklist**Eén kaart per vraag, grenswaarden achter het getal, verplicht met een ster.

Finishing a visit in the KFSM app: time worked, travel time and the work performed — **Afronden**Gewerkte tijd, reistijd en de uitgevoerde werkzaamheden.

The signature screen in the KFSM app: a signature area, the signer's name and the option to mail the work order — **Handtekening**De klant tekent op het scherm en vult zijn naam in.

The work order in the KFSM app: check-in, check-out, time worked, signed by, and the button to open the PDF — **Werkbon**De samenvatting, de PDF, en mailen naar de klant.

04 / WAAROM GOEDKOOP KAN

Klein gehouden, met opzet.

Er is nog geen prijs, maar de uitgangspunten staan vast. Dezelfde als bij KScan: weinig te beheren bij jou, weinig te verkopen bij ons.

Gegevens blijven in SAP

De servicemelding, de bezoekregels, contracten, apparaten en bijlagen zijn de standaardobjecten van B1. KFSM voegt alleen eigen velden en tabellen toe, allemaal met de prefix KFSM, en bewaart zelf hooguit caches. Er is geen tweede administratie om in sync te houden.

De planner blijft in B1

Het planbord opent in een scherm van de B1-client, met automatische inlog. Op de servicemelding staat een knop naar het bord, en vanaf het bord open je de melding. Wil je het bord op een tweede scherm, dan kan dat in een gewone browser.

Eén app voor iedereen

Planbord en monteur-app zijn dezelfde webapp, op de server naast SAP. Een nieuwe versie zet je één keer neer. De Android-app is een dun jasje om diezelfde app, met de camera en GPS van het toestel.

Zelf installeren

Eén installatieprogramma op een Windows-server naast SAP, een installatieroutine die de velden en tabellen aanmaakt, en een handleiding voor je eigen beheerder of B1-partner. Geen consultant op de vloer.

Niets de deur uit

KFSM draait in jouw netwerk. Het enige wat naar buiten gaat zijn adressen en coördinaten naar Google Maps, voor de kaart en de reistijden, met een sleutel van jou en met een cache zodat de kosten begrensd blijven. Niets gaat naar Koonsultancy.

Klein team, geen salesteam

Geen kantoor, geen partnermarge, geen accountmanager. Wat je straks betaalt gaat naar bouwen en onderhouden. Support per e-mail, geen 24/7, geen maatwerk.

05 / WAT JE NODIG HEBT

Past het bij jouw servicebedrijf?

Nodig

SAP Business One 10.0 op Microsoft SQL Server, met de Service Layer aan, en de servicemodule in gebruik: meldingen, en liefst ook contracten en apparaten.
Een eigen B1-gebruiker per monteur. Wie alleen de app gebruikt, kan toe met een Indirect Access-licentie; planners die ook in B1 werken hebben Professional. Af te stemmen met je B1-partner.
Een Windows-server naast SAP (de SAP-server zelf mag ook).
Android-telefoons of -tablets voor de monteurs, met mobiel internet.
Een Google Maps Platform-sleutel voor de kaart en de reistijden. Zonder sleutel werkt alles ook, met een schematische kaart en geschatte reistijden.

Nog niet

Geen SAP HANA: eerst SQL Server, HANA later.
Geen iOS: Android eerst, iOS later uit dezelfde code.
Geen volledig offline werken: stappen wachten op het toestel tot er weer bereik is, maar foto's en bestanden vragen verbinding. Offline komt vóór de eerste productieversie.
Geen gepland onderhoud, geen voorraad tot en met de factuur, geen dashboards: dat zijn de volgende stappen, zie hieronder.

Magazijn in plaats van bussen? Dat is KScan, onze scan-add-on voor het magazijn van SAP Business One. En voor de monteurs zelf, van contract tot verlof en verzuim: KHRM, dat hun afwezigheid in B1 zet zodat het planbord eromheen plant.

06 / STATUS

Waar het staat.

Gebouwd en getest tegen een nagebouwde SAP: het planbord met kaart, beste moment en dag- en weekoptimalisatie, de monteur-app met checklists, foto's, materiaal, handtekening en werkbon, contracten en gepland onderhoud met SLA-bewaking, materiaal uit de bus tot en met de levering of factuur in B1, offline werken, dashboards, licenties en een installatieprogramma dat de klant zelf draait.

De volgende stap is de test op een echte SAP Business One 10.0 (FP 2608) en een pilot met echte monteurs. Daarna versie 1.0, met een prijs: zoals bij KScan één bedrag per monteur per maand, alle functies inbegrepen, zelf installeren, geen implementatiekosten.

We zoeken een servicebedrijf op SAP Business One dat die pilot wil zijn: een paar monteurs, korte lijnen, en invloed op wat er eerst komt.

07 / VRAGEN

Vragen over KFSM en buitendienst in SAP Business One.

Wanneer kan ik het gebruiken?

Er is nog geen datum. Eerst een pilot bij een servicebedrijf op SAP Business One, daarna een eerste versie. Laat je adres achter en je krijgt één mail als er iets te proberen is.

Wat gaat het kosten?

Dat staat nog niet vast. De aanpak is dezelfde als bij KScan: één prijs met alle functies erin, zelf installeren, geen implementatiekosten. De precieze prijs volgt na de pilot.

Verandert KFSM iets in mijn SAP-database?

KFSM voegt eigen velden en tabellen toe, allemaal met de prefix KFSM, via een installatieroutine. De servicemeldingen, bezoekregels, contracten, apparaten en bijlagen blijven de standaardobjecten van B1. Alles wordt geschreven via de Service Layer, nooit rechtstreeks in de database.

Hebben monteurs een B1-licentie nodig?

Ja. Elke monteur werkt met een eigen B1-gebruiker, nooit een gedeelde. Wie alleen de app gebruikt, kan toe met een Indirect Access-licentie. Planners die ook in B1 werken hebben een Professional-licentie. Achtergrond: onze gids over SAP B1-licenties.

Welke telefoons werken?

Android, telefoon of tablet. iOS komt later uit dezelfde code.

Werkt het zonder bereik?

Deels. Stappen die de monteur zet wachten op de telefoon en gaan door zodra er verbinding is; foto's en het openen van bestanden vragen nog wel verbinding. Volledig offline werken staat gepland vóór de eerste productieversie.

Kan ik de servicemodule van B1 blijven gebruiken?

Ja. KFSM bouwt op de servicemeldingen, contracten en apparaten die al in B1 staan. Vanaf het planbord opent de planner de melding in B1, en vanaf de melding in B1 het planbord. Wat de servicemodule zelf wel en niet doet: onze gids.

08 / INTERESSE

Pilot worden, of eerst kijken.

Laat je adres achter en je krijgt één mail zodra er een versie te proberen is. Wil je eerder praten, of ons vertellen hoe jouw servicebedrijf werkt? Mail naar info@koonsultancy.com; dat helpt bij het bouwen.

KFSM.Buitendienst, rechtstreeks uit SAP Business One.