Scannen in SAP Business One zonder WMS: wat de Service Layer wel en niet kan

Wat de Service Layer is.

De Service Layer is de webinterface van SAP Business One. Hij hoort bij elke B1 10-installatie, draait op de SAP-server en spreekt HTTPS en OData, dezelfde taal als een browser of een telefoon-app. SAP's eigen Web Client en mobiele apps gebruiken hem. Net als elke moderne add-on die iets in B1 wil lezen of boeken zonder iets in de B1-client te installeren.

Het deel dat voor een magazijn telt: de Service Layer past dezelfde bedrijfsregels toe als de B1-client. Een goederenontvangst vanaf een scanner gaat door dezelfde controles als een ontvangst die op het scherm is ingetikt: voorraad, batches, serienummers, locaties, autorisaties, goedkeuringsprocedures. Zou B1 het op het scherm weigeren, dan weigert hij het ook vanaf de scanner. Er wordt niets achter B1's rug om in de database geschreven.

De Service Layer wordt met B1 meegeïnstalleerd, maar staat niet altijd aan. Je B1-partner zet hem aan in de System Landscape Directory; hij luistert meestal op poort 50000. Een scanner-app op de magazijnwifi hoeft alleen die poort te bereiken, verder niets.

Wat een scanner kan boeken zonder WMS.

Alles hieronder is een standaarddocument van B1. Een scanner-app vult het vanaf barcodes en boekt het via de Service Layer; vanaf dat moment is het een gewoon document in B1, met de gebruikelijke journaalposten, rapporten en historie.

• Ontvangen: een goederenontvangst op een open inkooporder, regel voor regel, met batch, serienummer en locatie. Ook een ontvangst zonder inkooporder.
• Picken en leveren: de picklijst uit B1 (Pick and Pack Manager), per gescande regel bijgewerkt, daarna een levering per klant.
• Verplaatsen: een overboeking van locatie naar locatie, van magazijn naar magazijn, een hele locatie in één keer, of een overboekingsverzoek uit B1 afgehandeld op de scanner.
• Tellen: een telopdracht uit B1, blind of met de boekvoorraad erbij, en daarna de voorraadboeking die de voorraad corrigeert.
• Retouren en correcties: een retour van een klant, een retour aan een leverancier, een voorraadontvangst of -uitgifte met een reden en een grootboekrekening.
• Productie: componenten uitgeven op een productieorder, teruggeven wat over was, gereedmelden met afkeur en bijproducten.

Batches, serienummers en locaties gaan mee op elk van die documenten, precies zoals B1 ze verwacht. Verpakkingseenheden werken ook: staat de barcode van een doos in B1 ingesteld als barcode van de doos-eenheid, dan boekt een scan van de doos het juiste aantal stuks.

Wat B1 al heeft, en de meeste magazijnen nooit aanzetten.

Veel van wat mensen een WMS voor kopen zit al in B1, wachtend tot de partner het inricht:

• Locaties per magazijn, met kenmerken, een ontvangstlocatie en een standaardlocatie per artikel.
• Picklijsten via de Pick and Pack Manager, vrijgegeven per verkooporder of per groep orders.
• Telopdrachten met een teller per opdracht en een aparte boekingsstap.
• Batch- en serienummerbeheer met houdbaarheidsdatums en de keuze wanneer ze verplicht zijn.
• Eenheidsgroepen met een barcode per eenheid, zodat een stuk, een doos en een pallet elk een eigen etiket kunnen hebben.
• Meerdere barcodes per artikel in de barcodetabel, voor leveranciers die elk een eigen code gebruiken.

Een scanner-app vervangt daar niets van. Hij gebruikt het. Daarom verandert een goede scanner-app ook niets in je B1-database: hij heeft geen extra velden of tabellen nodig, want de velden zijn er al.

Waar B1 ophoudt en een WMS begint.

Een warehouse management system houdt een eigen voorraadadministratie bij naast B1 en synchroniseert de twee. Dat is wat het duur maakt, en ook wat het krachtig maakt. Je hebt er een nodig als je magazijn dingen vraagt die B1 niet doet:

• golfpicken: veel orders in één loop picken en ze daarna splitsen;
• spraakgestuurd picken, pick-to-light, aansturing van banen of sorteerders;
• slotting en labour management: bepalen waar elk artikel hoort en elke picker meten;
• wegzetten in meerdere stappen, cross-docking, 3PL-facturatie voor voorraad die je voor anderen beheert;
• duizenden orderregels per dag, met meerdere ploegen en tientallen scanners.

Is dat jouw magazijn, koop dan een WMS en plan een implementatie. Heeft je magazijn een paar scanners, ontvangt het met een pen en telt het van een geprinte lijst, dan heb je geen WMS-probleem. Je hebt een toetsenbordprobleem, en een scanner-app die de eigen documenten van B1 boekt lost dat op voor een fractie van de prijs. B1 blijft de enige waarheid over je voorraad.

Wat de Service Layer niet kan, eerlijk gezegd.

• Offline boeken. Een document wordt geboekt op het moment dat het wordt verstuurd. Zonder wifi kan een scanner doorscannen, maar er komt niets in B1 tot de verbinding terug is.
• Meerdere tellers op één telopdracht is een functie van de B1-client die de Service Layer anders afhandelt; de meeste scanner-apps werken met één teller per opdracht.
• Snelheid. Elke boeking is een volledige B1-transactie. Een ontvangst met tweehonderd regels duurt seconden, geen milliseconden. Voor een klein magazijn is dat prima; voor een sorteerder niet.
• Een licentie. De Service Layer logt in als een SAP-gebruiker, en die gebruiker heeft een licentie nodig. Hoe dat zit voor magazijnmedewerkers staat in de gids over licenties.

Wat je nodig hebt voordat je begint.

• SAP Business One 10 met de Service Layer aan en bereikbaar via HTTPS op de magazijnwifi.
• Eén technische SAP-gebruiker voor de scanner-app, met de juiste autorisaties; zie de licentiegids.
• Locaties, batchbeheer en barcodes in B1 ingericht zoals je magazijn echt werkt. Een scanner maakt een rommelig stamdataprobleem alleen maar sneller.
• Android-scanners of -telefoons; welke staat in de gids over scanners.

Hoe KScan het doet.

KScan is onze scanner-app voor precies deze situatie. Hij draait op één Windows-server naast SAP, houdt een eigen kleine database alleen voor sessies en instellingen, en leest en boekt alles via de Service Layer, in de standaarddocumenten hierboven. Er komt niets bij in je B1-database. Elk document dat KScan boekt heeft een opmerking met de naam van de medewerker die scande. Geen WMS, geen implementatietraject; de productpagina heeft de volledige lijst van wat er wel en niet in zit.