SAP Business One-licenties voor scanner- en app-gebruikers: named user en Indirect Access uitgelegd

De regel: named users, ook indirect.

SAP Business One wordt gelicentieerd per named user. De licentiegids van SAP omschrijft die als een medewerker van de klant, een dochter of een derde "who is authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software". Daar volgen twee dingen uit. Medewerkers mogen niet één gebruikersnaam delen om in te loggen, en "direct of indirect" betekent dat iemand die B1 alleen via een ander programma ziet, in de ogen van SAP toch een named user is.

Sinds versie 9.2 geldt de inlogbeperking ook voor de DI API en voor Indirect Access-licenties: één named user, één sessie. Een named user kan add-ons bovendien maar op één machine tegelijk draaien.

De licentietypes.

• Professional: alles. De planner, de controller, de key user.
• Limited CRM, Limited Logistics, Limited Financials: een vaste deelverzameling van modules voor een lagere prijs. Limited Logistics dekt verkoop, inkoop, voorraad en productie voor iemand die nooit het grootboek opent.
• Starter Package: de editie voor kleine bedrijven, met een eigen gebruikerstype. De gids van SAP zegt dat een Starter Package-sleutel niet met andere gebruikerslicenties te combineren is; sinds feature package 2008 is Indirect Access de uitzondering en kan ernaast werken.
• Indirect Access: helemaal geen B1-client. De gebruiker mag B1 alleen bereiken via een add-on, de DI API of de Service Layer. Het is de goedkoopste licentie waarmee een programma als gebruiker kan inloggen.

Twee dingen die mensen vaak niet weten. Elk gebruikerstype bevat al Indirect Access-autorisatie: de licentiegids stelt dat Professional-, Limited- en Starter-gebruikers "all include Indirect Access authorizations", dus een Professional-gebruiker heeft niets extra's nodig om via een add-on te werken. En SAP's eigen mobiele apps zijn "included in the normal SAP Business One user license"; wat een gebruiker in de app kan, hangt af van de licentie die hij heeft.

Waar Indirect Access voor is.

Een add-on of een koppeling logt in op B1 als gebruiker, met een naam en een wachtwoord, of hij nu de oude DI API of de Service Layer gebruikt. Die gebruiker heeft een licentie nodig als elke andere, en Indirect Access is daarvoor gemaakt: hij staat de verbinding toe en weigert de B1-client. De SAP-gebruiker achter een scanserver, een webshopkoppeling of een planbord is doorgaans een Indirect Access-gebruiker. Sinds feature package 2208 kan hij ook samen met een DI Server-licentie werken.

De licentie is niet het enige wat die gebruiker nodig heeft. Hij heeft ook de autorisaties nodig voor wat hij boekt (goederenontvangsten, overboekingen, tellingen), en een app die opgeslagen query's via de Service Layer gebruikt heeft daarnaast de twee "SQL Query"-autorisaties nodig. Je partner stelt beide in.

Hoe scan-add-ons het al jaren oplossen.

De gevestigde scanoplossingen voor B1 gebruiken één technische SAP-gebruiker per installatie. Produmex Scan, de bekendste, zegt het zo in zijn documentatie: "For the Produmex Scan add-on no extra SBO license is needed", de dienst die boekt is "assigned to one SBO user", die gebruiker heeft "at least an SAP Indirect Access license" nodig, en de magazijnmedewerker is een SAP-medewerker, geen SAP-gebruiker, die op het toestel inlogt met een personeelsnummer of pincode. Het personeelsnummer wordt op elk document in een eigen veld gezet, zodat je nog steeds ziet wie wat scande.

Dat model heeft twee voordelen die verklaren waarom het de norm werd. De technische gebruiker is de enige SAP-sessie, dus acht scanners hebben geen acht gelijktijdige sessies en acht Professional-licenties nodig. En de B1-kant blijft simpel: één gebruiker, één set autorisaties, één spoor met de medewerker op het document.

Het eerlijke deel: wat de add-on niet kan beloven.

De licentiegids van SAP zegt dat een named user iedereen is die B1 "direct of indirect" benadert. Het model van de leveranciers heeft één technische gebruiker en veel medewerkers daarachter. Niets in het openbare materiaal van SAP legt de twee met zoveel woorden naast elkaar. Of je magazijnmedewerkers naast de technische gebruiker een eigen named-user-licentie nodig hebben, is daarom niet iets wat een add-on-leverancier je kan beloven, wij ook niet. Het hangt af van je contract en van hoe je B1-partner, die de licenties verkoopt en controleert, het leest.

Vraag het dus, schriftelijk, voordat je uitrolt. De meeste partners zullen zeggen dat het model met een technische gebruiker is hoe scan-add-ons al jaren worden gelicentieerd. Sommige willen een Limited Logistics- of een Indirect Access-licentie per persoon. Hoe dan ook telt bij de controle hún antwoord, niet een regel op de website van een leverancier.

Monteurs zijn een ander geval.

Voor een buitendienst-app is het beeld simpeler, en duurder. De check-in, de handtekening en de oplossingstekst van een monteur horen in B1 zelf tot een persoon herleidbaar te zijn, dus elke monteur werkt onder een eigen named user. Wie alleen de app gebruikt kan toe met een Indirect Access-licentie; een planner die ook in de B1-client werkt heeft Professional of Limited nodig. SAP's eigen Service-app volgt dezelfde logica: hij zit in de gebruikerslicentie, dus elke monteur erop is een gelicentieerde gebruiker.

Wat je je partner vraagt.

• Welke licentie de technische gebruiker van de add-on krijgt, en welke autorisaties die nodig heeft voor de documenten die hij gaat boeken.
• Of je scannergebruikers of monteurs eigen named-licenties nodig hebben, welk type, en het antwoord op papier.
• Als je op een Starter Package zit: dat Indirect Access erbij kan (feature package 2008 of later), en wat verder niet.
• Of de Service Layer geïnstalleerd is en aanstaat, want zonder is de licentie nutteloos.

Wat KScan, KFSM, KHRM en KCRM doen.

KScan volgt het gevestigde model: één technische SAP-gebruiker met minimaal een Indirect Access-licentie, magazijnmedewerkers als SAP-medewerkers die op de scanner inloggen met een pincode, en de naam van de medewerker in de opmerking op elk geboekt document. Welke licenties je medewerkers daarnaast nodig hebben is een vraag voor je partner, en dat zegt de KScan-pagina ook. KFSM, onze buitendienst-add-on, geeft elke monteur een eigen named B1-gebruiker. De KFSM-pagina legt uit waarom. KHRM, ons personeelssysteem, gebruikt voor de koppeling één technische SAP-gebruiker zoals KScan; medewerkers loggen in op KHRM, niet op B1. Ook daar geldt: welke licenties je mensen daarnaast nodig hebben, bespreek je met je partner (de KHRM-pagina). KCRM, ons CRM voor verkopers, werkt hetzelfde: één technische SAP-gebruiker voor de koppeling, verkopers die inloggen op KCRM en elk aan hun eigen verkopercode in B1 gekoppeld zijn. Welke licenties je verkopers daarnaast nodig hebben, bespreek je met je partner (de KCRM-pagina). Meer over CRM in B1 staat in de CRM-gids.

Bronnen: SAP Business One License Guide 10.0 (named-user-model, inlogbeperkingen, licentietypes, Starter Package, mobiele apps); SAP Business One What's New voor feature packages 2008 en 2208; de implementatiedocumentatie van Produmex Scan (licenties, Service Broker). De citaten zijn Engels omdat de bronnen dat zijn.