Personeelszaken in SAP Business One: wat het werknemersstambestand doet, wat Nederlandse HR erbovenop nodig heeft, en waar een personeelssysteem begint

Wat er in de module Personeelszaken zit.

• Het werknemersstambestand (tabel OHEM): naam, functie en functietitel, afdeling, vestiging, leidinggevende, kostenplaats, status, datum in en uit dienst met reden, zakelijk en privé-adres, telefoonnummers, e-mail, een foto. Elk veld staat op één kaart met tabbladen.
• Het tabblad Financieel: salaris met eenheid en valuta, werkgeverskosten, bankrekening, en op Persoonlijk het ID-nummer en het burgerservicenummer. Die velden bestaan dus wel; wie ze mag zien is een andere vraag (zie hieronder).
• Afwezigheid (HEM1): regels met een begin- en einddatum, een reden als vrije tekst van twintig tekens en wie het goedkeurde. Hele dagen; geen uren, geen soort, geen saldo.
• Opleiding, vorige banen en beoordelingen als eenvoudige lijsten op de kaart, en rollen (verkoper, inkoper, monteur) en teams die andere modules gebruiken: een werknemer met de rol monteur is kiesbaar op een servicemelding.
• Drie rapporten: de werknemerslijst, het afwezigheidsrapport en het telefoonboek. Plus de urenstaat uit projectbeheer en de feestdagenkalender van het bedrijf, die de afwezigheid en de leverdata gebruiken.
• De organisatie staat elders in B1 en is goed: afdelingen, kostenplaatsen (profit centers met dimensies) en vestigingen. De financiën houden die bij, en de werknemerskaart verwijst ernaar.

Dat is een adresboek met een geschiedenis. Het is bij de Nederlandse regels, de workflow en de privacy dat het ophoudt.

Wat eraan ontbreekt.

• Verlofsaldi. B1 kent geen verlofsoorten, geen opbouw naar contracturen en geen saldo per jaar. De Nederlandse splitsing in wettelijk verlof (vervalt op 1 juli van het jaar erna) en bovenwettelijk verlof (verjaart na vijf jaar) is er niet, dus ook de informatieplicht vóór het verval niet.
• Aanvragen en goedkeuren. Een medewerker kan niets zelf: geen verlofaanvraag, geen ziekmelding, geen adreswijziging. Alles gaat via iemand met rechten op het stambestand.
• Verzuim naar Nederlands recht. Een ziekmelding is in B1 een afwezigheidsregel. Er is geen verzuimdossier, geen tijdlijn van de Wet verbetering poortwachter (arbodienst in week 1, probleemanalyse week 6, plan van aanpak week 8, UWV-melding week 42, einde week 104), geen samentelling bij hervallen en geen verzuimpercentage.
• Contracthistorie. Eén datum in dienst en één datum uit dienst, geen reeks contracten met soort, uren, proeftijd en einddatum. De ketenregeling, de proeftijdmaxima en de aanzegtermijn moet iemand dus zelf in de gaten houden.
• Wie ziet wat. Rechten in B1 gelden per venster, niet per tabblad. Wie het werknemersstambestand mag openen, ziet in de praktijk ook het salaris, de bankrekening en het BSN. Voor een verkoper die een collega opzoekt is dat te veel, en de AVG vindt dat ook.
• Documenten met bewaartermijn. Bijlagen kunnen op de kaart, maar zonder soort, zonder bewaartermijn en zonder opschoonlijst; de kopie van een ID-bewijs blijft er net zo lang staan als het contract.
• Gesprekken, signalen, salaris. De beoordelingenlijst is een tabel, geen cyclus met formulieren en doelen. Niemand krijgt een seintje als een contract afloopt of een ID verloopt. En salarisverwerking voor Nederland zit niet in B1; die doet het salarispakket of de accountant, en de mutaties gaan er per mail heen.

Drie manieren waarop bedrijven het gat vullen.

1. Een spreadsheet en het salarispakket. Waar de meeste bedrijven met dertig tot vijftig mensen staan. Verlof in Excel, ziekmeldingen in de mail, contracten in een la, en het salarispakket als enige systeem met een datum in dienst die klopt. De werknemer in B1 wordt een keer aangemaakt en daarna zelden bijgewerkt.

2. Een HR-pakket in de cloud. Verlof, verzuim, dossier en self-service, voor €5 tot €10 per medewerker per maand met een minimum. Goed werk, maar geen van de Nederlandse pakketten praat met SAP Business One: de werknemer, de afdeling en de afwezigheid worden twee keer ingevoerd, en de B1-rapporten en de planning van de buitendienst weten van niets. En de meest vertrouwelijke gegevens van het bedrijf staan bij een derde.

3. Een personeelssysteem dat de werknemer naar B1 schrijft. Het HR-systeem is de bron voor de mens; B1 blijft de bron voor de organisatie en het geld. De werknemerskaart en de afwezigheid gaan naar B1 via de Service Layer, afdelingen en kostenplaatsen komen uit B1, en wat gevoelig is blijft in het HR-systeem. Eén keer invoeren, en de rest van B1 ziet de juiste mensen.

Wat je nagaat voordat je kiest.

• Wat gaat er naar B1, en wat nooit? Naam, functie, afdeling, leidinggevende, kostenplaats, vestiging en de data in en uit dienst horen in B1: andere modules gebruiken ze. Salaris, BSN, bankrekening, privéadres, documenten en het verzuimdossier horen er niet, juist omdat B1 door meer mensen wordt gebruikt dan HR. Vraag een leverancier om die lijst.
• Waar landt de afwezigheid? Op de standaard afwezigheidsregels van de werknemer (HEM1), of in een eigen tabel? Het eerste houdt het afwezigheidsrapport van B1 kloppend en laat een planbord voor de buitendienst om het verlof heen plannen. Let op: die regels kennen alleen hele dagen en een reden van twintig tekens; vraag hoe halve dagen worden verstuurd.
• Alleen via de Service Layer. De werknemer (EmployeesInfo), de afwezigheidsregels, afdelingen, kostenplaatsen (ProfitCenters), vestigingen (BusinessPlaces), feestdagen en gebruikers zijn allemaal via de Service Layer te lezen en te schrijven, op SQL Server én HANA. Een koppeling die rechtstreeks in de SAP-database schrijft, raakt de ondersteuning van SAP en je partner kwijt. Wijzigen hoort met PATCH op alleen de eigen velden, zodat velden van andere add-ons blijven staan, en nooit met DELETE op een werknemer.
• Wie ziet wat in het HR-systeem zelf? Een medewerker alleen zichzelf, een leidinggevende alleen het directe team, HR alles, en de beheerder van de techniek géén dossiers. Vraag of dat op de server wordt afgedwongen of alleen in het scherm verborgen is, en of de medewerker kan zien wie zijn dossier bekeek.
• Eén technische SAP-gebruiker. Een koppeling logt in als één gebruiker met minimaal een Indirect Access-licentie; medewerkers loggen in op het HR-systeem, niet op B1. Welke SAP-licenties je mensen daarnaast nodig hebben, stem je af met je B1-partner: SAP licentieert per named user, ook bij indirecte toegang via een add-on. Meer in de licentiegids.
• Waar staan de gegevens, en wie is verwerker? Bij een cloudpakket is de leverancier verwerker en heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Bij software op je eigen server blijf je zelf verantwoordelijke en gaat er niets de deur uit; vraag dan wel hoe BSN, bankrekening en documenten versleuteld zijn en hoe een back-up eruitziet.

Hoe KHRM het aanpakt.

KHRM is onze optie 3. Een eenvoudig personeelssysteem voor 10 tot 250 medewerkers met de Nederlandse regels als standaardinstelling: dossier, contracten, functiehuis en organogram, verlof in potjes met vervaldatum, verzuim met de Poortwachter-tijdlijn, gesprekscycli, documenten met bewaartermijn en self-service. Het werkt ook zonder SAP; met de koppeling aan schrijft het de werknemerskaart en de afwezigheid naar B1 via de Service Layer, leest het afdelingen, kostenplaatsen en vestigingen uit B1, en blijven salaris, BSN, bankrekening, privéadres, documenten en het verzuimdossier in KHRM. Vijf vaste rollen, op de server afgedwongen; de beheerder ziet geen dossiers. Het draait op je eigen server en doet nooit salarisverwerking. Het is in ontwikkeling: het fundament is gebouwd en getest tegen een nagebouwde B1, de rest is een klikbaar ontwerp, zonder prijs en zonder datum. De productpagina zegt precies waar het staat.

Bronnen: SAP Business One-helpdocumentatie (Personeelszaken: werknemersstambestand, afwezigheid, rapporten); de databasereferentie van SAP Business One 10.0 (OHEM, HEM1, HEM6, OHPS, OUDP, OPRC, OBPL, OHLD); de $metadata van de Service Layer van SAP Business One 10.0 FP 2608 (EmployeesInfo, EmployeeAbsenceInfoLines, Departments, ProfitCenters, BusinessPlaces, Holidays, Users); de Service Layer-gids van SAP (PATCH en collecties, UDF's, de allowlist voor SQLQueries). De Nederlandse regels: Burgerlijk Wetboek boek 7 (verlof, ketenregeling, proeftijd, aanzegtermijn) en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.